Termos de Uso & Política de Privacidade

O Canal de Ouvidoria é um meio oficial para o registro e acompanhamento de reclamações, denúncias, sugestões e elogios, relacionados a atividades, serviços, condutas e processos da Empresa. O objetivo é promover transparência, integridade, melhoria contínua e tratamento adequado das manifestações.

O Canal pode ser utilizado por:

• Clientes e consumidores, e
• Colaboradores, prestadores e demais partes interessadas, conforme as opções disponibilizadas no formulário ("Cliente" / "Colaborador").

Ao registrar uma manifestação, o usuário deverá selecionar o tipo correspondente:

• Reclamação
• Denúncia
• Sugestão
• Elogio

Para preservar a efetividade do Canal, o usuário se compromete a:

• Enviar informações verdadeiras e, sempre que possível, verificáveis (datas, locais, evidências);
• Evitar inserir dados pessoais desnecessários de terceiros (ex.: documentos, endereço, dados sensíveis), salvo quando estritamente indispensável ao relato;
• Não enviar conteúdo ilícito, ofensivo, discriminatório, ameaçador, difamatório ou que viole direitos de terceiros;
• Não utilizar o Canal para fins emergenciais ou situações de risco imediato (nesses casos, procure os canais de emergência adequados).

A Empresa poderá desconsiderar manifestações que sejam evidentemente abusivas, inconsistentes, fraudulentas ou que contenham conteúdo ilícito, preservando registros mínimos para fins de segurança, auditoria e exercício regular de direitos, quando aplicável.

Após o envio, o sistema gera um protocolo e, em alguns casos, uma chave de acompanhamento.

• Em manifestações anônimas, a chave de acompanhamento pode ser única e não recuperável. Guarde o protocolo e a chave: se forem perdidos, pode não ser possível acessar novamente o andamento do caso.
• Em manifestações não anônimas, a Empresa poderá utilizar dados de contato informados para comunicação e retorno.

O sistema utiliza camadas de confidencialidade para proteger informações e reduzir acesso indevido. As manifestações podem ser classificadas internamente em níveis de sigilo, tais como:

• Público (operacional)
• Restrito (compliance)
• Ultra Restrito (alta gestão / casos sensíveis)

O acesso interno é controlado por perfis e regras de segurança, e o sistema pode omitir a existência de registros sensíveis para usuários sem permissão, evitando vazamento por inferência.

A Ouvidoria pode adotar prazos de triagem e resposta (SLA), apresentados no sistema de acompanhamento. Esses prazos podem variar conforme a complexidade do caso, necessidade de apuração, exigências legais e volume de demandas.

O usuário poderá anexar arquivos para apoiar o relato. Para proteção do manifestante e de terceiros:

• a Empresa poderá aplicar medidas de segurança e minimização de dados;
• alguns metadados de arquivos podem ser removidos quando aplicável (por exemplo, metadados comuns de imagens/documentos), sem alterar o conteúdo principal do arquivo.

A opção de anonimato busca proteger o manifestante, mas:

• o próprio manifestante pode incluir dados identificáveis no texto/anexos;
• quanto menos dados forem fornecidos, menor pode ser a capacidade de retorno ou apuração;
• denúncias e reclamações podem exigir complementos para análise.

As informações fornecidas pelo manifestante serão utilizadas para fins de apuração, resposta, melhoria de processos, prevenção a fraudes, integridade e conformidade, conforme detalhado na Política de Privacidade.

A Empresa pode atualizar estes Termos para refletir mudanças operacionais, legais ou de segurança. A versão vigente estará disponível no Canal.

Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil. Fica eleito o foro da Comarca de Bauru, Estado de São Paulo, para dirimir eventuais controvérsias decorrentes destes Termos, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, ressalvadas as disposições legais imperativas aplicáveis.

1.1. Dados fornecidos no formulário

Dependendo da opção escolhida (anônimo ou identificado), o Canal pode tratar:

• Dados de contato (ex.: nome, e-mail, telefone) — quando informados;
• Dados do relato (título, descrição, categoria/assunto, datas, locais);
• Anexos enviados pelo manifestante.

1.2. Dados sensíveis e dados de terceiros

O relato pode conter, eventualmente, dados pessoais sensíveis (ex.: saúde, filiação sindical, biometria, vida sexual) e dados de terceiros. Nesses casos, a Empresa aplica medidas reforçadas de segurança e minimização, observando as hipóteses legais aplicáveis da LGPD.

1.3. Dados técnicos

Para manifestações anônimas, o sistema é projetado para não associar identificadores desnecessários ao registro da manifestação. Podem existir registros técnicos de infraestrutura voltados a segurança e disponibilidade, tratados com minimização, acesso restrito e retenção limitada, quando estritamente necessários.

Tratamos dados para:

• Receber, analisar, apurar e responder manifestações;
• Proteger o manifestante e terceiros, e garantir integridade do Canal;
• Prevenir fraudes, abusos e acessos não autorizados;
• Cumprir obrigações legais/regulatórias;
• Exercício regular de direitos em processos administrativos e judiciais;
• Auditoria e melhoria contínua de processos internos.

O tratamento pode ocorrer com fundamento, conforme o caso, em bases legais como:

• cumprimento de obrigação legal/regulatória;
• execução de contrato ou procedimentos preliminares;
• exercício regular de direitos;
• legítimo interesse (com avaliação e medidas de mitigação quando aplicável);
• e, quando necessário, regras específicas para dados sensíveis.

Os dados podem ser compartilhados:

• Internamente, com áreas responsáveis, conforme necessidade e nível de sigilo;
• Com operadores (fornecedores) estritamente para hospedar e operar o sistema (ex.: infraestrutura, armazenamento, e-mail), sob contrato e obrigações de segurança;
• Com autoridades públicas, quando exigido por lei, ordem judicial ou para exercício regular de direitos.

Não vendemos dados pessoais.

O Canal implementa medidas técnicas e administrativas, como:

• Controle de acesso por perfis e níveis de sigilo (ex.: Público/Restrito/Ultra Restrito);
• Criptografia de dados sensíveis e proteção de anexos;
• Trilha de auditoria para rastrear ações administrativas relevantes;
• Segmentação de informações identificáveis em camadas/tabelas separadas (quando aplicável);
• Medidas de prevenção de vazamentos e acessos indevidos.

Reteremos os dados:

• pelo tempo necessário para cumprir as finalidades desta Política;
• por prazos legais/regulatórios aplicáveis;
• e pelo tempo necessário ao exercício regular de direitos.

O sistema pode aplicar mecanismos de retenção e preservação (ex.: legal hold) quando houver investigação, auditoria, risco relevante ou demanda legal que exija preservação. Prazo padrão interno: os registros de manifestações e apurações concluídas são conservados pelo prazo de 5 (cinco) anos, ressalvadas as hipóteses de guarda prolongada autorizadas por lei.

Você possui direitos previstos na LGPD, incluindo confirmação do tratamento, acesso, correção, anonimização/eliminação quando aplicável, portabilidade, informação sobre compartilhamentos e revisão de decisões automatizadas, entre outros.

Como exercer seus direitos: envie solicitação ao Encarregado (DPO) pelo e-mail pessoal@agrosolo.com.br ou pelo telefone (14) 3102-1000, com identificação adequada. Observação: em manifestações anônimas, pode não ser possível localizar ou vincular dados a uma pessoa específica caso você não forneça meios de identificação.

O ambiente administrativo (usuários internos) pode utilizar cookies e/ou tokens de sessão para autenticação e segurança. O Canal busca limitar tais dados ao estritamente necessário. Em ambientes que utilizem cookies, recomenda-se configuração segura (ex.: HttpOnly, Secure e SameSite), conforme o contexto de implantação.

Caso a infraestrutura/fornecedores impliquem transferência internacional de dados, isso ocorrerá apenas nas hipóteses previstas na LGPD e com salvaguardas adequadas.

Mantemos controles para prevenção e resposta a incidentes. Em caso de incidente relevante, adotaremos medidas de contenção e mitigação e realizaremos comunicações aplicáveis conforme avaliação técnica e requisitos legais.

Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças legais, técnicas ou operacionais. A versão vigente estará disponível no Canal.